Aufgabenplanung: Achtung, B-Aufgaben-Fallen!

Wichtig, aber nicht dringend: B-Aufgaben

B-Aufgaben sind in der klassischen ABC-Priorisierung jene, die zwar im Sinne einer A-Aufgabe wichtig sind, aber keinen festen Termin haben bzw. deren Termin in weiter Ferne liegt. Diese Mixtur aus „wichtig, aber nicht dringend“ hält bei der Aufgabenplanung 2 Fallen bereit:

Falle 1: B-Aufgaben werden zu lange aufgeschoben und dann in letzter Minute noch „irgendwie“ erledigt. Das sorgt für Qualitätseinbußen und erzeugt (vermeidbaren!) Stress.
Falle 2 enthält einen gefährlichen Langzeitzünder: Bestimmte B-Aufgaben werden immer wieder in die Warteschleife geschickt, weil sie nicht dringlich erscheinen, obwohl sie für die Zukunft des Unternehmens durchaus wichtig sind. Dazu gehören in der Regel innerbetriebliche Maßnahmen wie die Verbesserung von Arbeitsabläufen, Fortbildung, technische Aufrüstung, Modernisierungsmaßnahmen und Ähnliches.

Das können Sie für Ihre Aufgabenplanung tun:

Falle 1: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, B-Aufgaben mit realistischen Bearbeitungsterminen zu versehen, sobald sie auf Ihrem Schreibtisch landen.
Falle 2: Notieren Sie sich mithilfe eines Brainstormings, welche Ihrer B-Vorhaben Sie immer wieder in den Wartestand versetzen. Wählen Sie diejenigen aus, die Ihnen für Ihr berufliches bzw. betriebliches Fortkommen am wichtigsten erscheinen, und geben Sie ihnen konkrete Bearbeitungs- und feste Abschlusstermine. Zum jeweiligen Starttermin muss dann jede dieser Aufgaben unumstößlich zur wichtigen und dringlichen A-Klasse gehören.

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Tagespläne erstellen: Fix und fertig in höchstens 10 Minuten

Tagesplan

Zeit ist eine der wenigen Ressourcen, die 24 Stunden pro Tag kostenlos zur Verfügung stehen. Leider lässt sie sich nicht konservieren. Unproduktiv verbrachte Zeit kann man nicht aufholen und nie wieder zurückgewinnen.

Oft genug steht am Ende eines Arbeitstages die Erkenntnis: Viel getan – aber nicht alles erreicht. Ergebnisse, die wichtige Vorhaben wirklich vorangebracht haben, sind nicht deutlich genug sichtbar. Dies sind eindeutige Zeichen dafür, dass Sie nicht nach einem Tagesplan arbeiten, mit dem Sie Ihr Zeitbudget bewusst und aktiv für das Wichtigste und Wesentliche einsetzen.

Optimieren Sie Ihre Tagesplanung mit diesen beiden Grundlagen:

konsequente Schriftlichkeit
eingeübte Planungsroutine/-methode

Das Prinzip der Schriftlichkeit

Mit schriftlichem Gestalten des Tagesplans machen Sie sich bewusst, was auf Sie zukommt. Schriftlichkeit fördert Ihre Zielorientiertheit und Ihre Motivation. Sie lassen sich weniger ablenken und können sich leichter auf das Wesentliche konzentrieren. Was auf dem Papier steht, erleichtert Ihnen die Kontrolle der Ergebnisse und macht Erfolge sichtbar. Bei einem Tagesplan, den Sie nur im Kopf haben oder halb auf einem Bildschirm sehen, geht Wesentliches leicht verloren. Planen mit Routine und Methode Mit der folgenden Methode erstellen Sie jeden Tagesplan in durchschnittlich 5 bis 10 Minuten – Übung und Routine vorausgesetzt.

Für folgende Grundlagen sollten Sie zuvor gesorgt haben:

eine schriftliche Übersicht Ihrer Ziele (beispielsweise: Energiekosten senken, neuen Produktkatalog erstellen, Sortiment bereinigen usw.)
Aktivitäten-Checklisten werden geführt („welche Maßnahmen für welches Ziel?“)
Vereinbarte Termine sind schriftlich festgehalten. Zeitpunkte für das Erreichen von Zielen liegen fest.

Nun geht’s los:

Übertragen Sie die wichtigsten Aufgaben, Aktivitäten und Termine in Ihren Tagesplan.
Setzen Sie Prioritäten. Alle Aufgaben müssen nach ihrer Wichtigkeit (A, B, C) bewertet sein. Aufgaben mit höchster Priorität müssen zuerst erledigt werden.
Für jede Aktivität, die Sie in den Tagesplan übernehmen, sei es ein Termin oder eine Aufgabe, schätzen Sie den Zeitbedarf für die Erledigung. Vergessen Sie dabei Vorbereitungs- und Einarbeitungs- sowie Reisezeiten nicht.
Tragen Sie Aufgaben, die mehr Zeit als 1/2 Stunde beanspruchen, wie Termine in den Tagesplan ein. Halten Sie diese „Termine mit sich selbst“ so konsequent ein, wie sie Termine mit anderen einhalten. Sorgen Sie dafür, dass Sie in diesen Zeiten möglichst ungestört arbeiten können.
Da Sie sich nicht völlig abschirmen können, berücksichtigen Sie unvorhergesehene Ereignisse, Störungen und Zeitdiebe. Legen Sie deshalb kleine Zeitpuffer zwischen alle Termine. Sonst erliegen Sie allzu schnell dem Dominoeffekt, dass sich sämtlich Termine immer weiter nach hinten verschieben.
Verwenden Sie die 60:40-Regel für Ihre Tagesplanung. Verplanen Sie nicht mehr als 60 % Ihrer Zeit. Kontrollieren Sie am Ende des Tages Ihre Arbeitsergebnisse.
Was konnten Sie erledigen? Was blieb liegen und warum? Ziehen Sie aus dieser Analyse Konsequenzen für den nächsten Tagesplan.

Prioritäten setzen

Prioritäten setzen - So erledigen Sie das Wichtigste zuerst

Quelle: BilderBox

Hier eine Geschichte, die sehr schön illustriert, wie Sie viel Zeit und Energie einsparen (und Überstunden vermeiden!) können, wenn Sie sich von vornherein auf die richtigen Aufgaben konzentrieren:

Vor rund 100 Jahren fragte der amerikanische Stahlmanager C. M. Schwab den Unternehmensberater Ivy Lee, wie er denn seine Zeit besser einsetzen könne.

Lee gab dem Mann folgenden Rat: Schreiben Sie sich abends die fünf wichtigsten Dinge auf, die Sie am nächsten Tag tun wollen. Nummerieren Sie diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Arbeiten Sie die Aufgaben stur der Reihe nach ab. Wenden Sie sich erst dann Punkt 2 zu, wenn Punkt 1 vollständig erledigt ist. Seien Sie unbesorgt, selbst wenn Sie nicht alle Punkte auf der Liste schaffen: Dank der Nummerierung haben Sie sich auf jeden Fall um das Wichtigste gekümmert.

Die Honorarfrage klärte Lee auf ungewöhnliche Weise: Er sagte, Schwab möge doch das System in Ruhe ausprobieren und im Erfolgsfall so viel bezahlen, wie ihm der Tipp wert sei. Nach einigen Wochen erhielt Lee einen Scheck über 25.000 Dollar (nach heutiger Kaufkraft mindestens 500.000 Euro)!

Wie aber finden Sie die „fünf wichtigsten Dinge“? Hilfreich ist neben einer guten Portion Bauchgefühl die Bereitschaft, auch unangenehme Aufgaben beherzt in Angriff zu nehmen.

Bei der Prioritätensetzung helfen Ihnen außerdem folgende Fragen:

Welche Aufgabe leistet den wichtigsten Beitrag zum Erreichen meines Gesamtziels?
Wo steht am meisten Geld auf dem Spiel?
Welche nicht erfüllte Aufgabe kann zu den negativsten Konsequenzen führen?
Gibt es Aufgaben, durch deren Erledigung andere Arbeiten weniger oder gar hinfällig werden?
Welche Nichterfüllung einer Aufgabe hat keine oder nur geringe negative Konsequenzen?

Wenn Sie sich konsequent an diesen Ratschlag halten und dafür sorgen, dass Sie die nötige Zeit dafür eingeplant haben, wird es selten passieren, dass Sie abends feststellen, dass Sie noch nicht gehen können, weil eine unaufschiebbare Arbeit liegen geblieben ist. Und damit fällt in 90 Prozent der Fälle die Notwendigkeit, Überstunden zu machen, weg. Sie können gehen und Ihre Freizeit genießen.

Das, was jetzt noch zu tun ist, kann bis morgen warten.

Effektivitätstipps

Kampf den Störern! So bleiben Ihre Prioritäten auch wirklich auf Platz 1

effektives Zeitmanagement

Der Schlüssel zu erfolgreichem Zeitmanagement liegt in der geplanten Konzentration auf das wirklich Wichtige. Eigentlich führt der Begriff „Zeitmanagement“ in die Irre – denn die Zeit können Sie nicht managen. Sie verrinnt immer im gleichen Sekundentakt. Managen können Sie nur sich selbst. Jedes „Zeitproblem“ ist in Wirklichkeit ein Prioritätenproblem.

Der Kleinkram drängelt sich vor

Im Lauf der Zeit verblassen die großen Ziele und Träume. Stattdessen wird der Alltag zunehmend von dringenden Dingen regiert, die alle laut „Erledige mich!“ schreien, aber für Ihr Lebensziel unwichtig sind. Es geht zu wie in einem überfüllten Restaurant: Nur wer schreit, wird noch bedient.

Die entscheidende Ursache für mangelnde Effektivität und ein unzufriedenes Grundgefühl ist das Diktat der Dringlichkeit. Jeder will etwas von Ihnen, und zwar sofort. Folge: Sie schieben die großen Prioritäten Ihres Lebens beiseite. Der Kleinkram drängelt sich auf Platz 1. Das Geheimnis eines gelungenen Lebens: Geben Sie dem Vorrang, was wirklich zählt.

Hier ein paar bewährte Hilfen:

Lassen Sie die wichtigen Dinge schreien

Geben Sie Ihren persönlichen Prioritäten den gleichen Raum wie dringenden Terminen: Nehmen Sie Ihren Kalender zur Hand und tragen Sie in jeder Woche (bis zum Jahresende) einen mindestens 1-stündigen Termin namens MMM ein. Das steht für „Meeting mit mir“ und bedeutet, dass Sie in dieser Zeit keine anderen Termine annehmen.

Im wöchentlichen MM-Meeting kümmern Sie sich ausschließlich um Ihre langfristigen Prioritäten und lassen alle dringenden Sachen liegen. Das ist am Anfang hart, aber schon bald werden Sie die enorme Energie spüren, die davon ausgeht.

Vom Pizza-Express zum Restaurant

Bei dringenden Aufgaben reagieren Sie, ähnlich wie ein Pizza-Lieferservice, der 30 Minuten nach dem Anruf das Gericht beim Kunden abliefern muss. Wenn zu viele Bestellungen gleichzeitig hereinkommen, bricht das ganze System zusammen.

Ein Restaurant der gehobenen Kategorie lässt sich auf diese Arbeitsweise nicht ein. Es agiert: Hier muss der Gast reservieren, kann sich dann aber auf guten Service verlassen. Betrachten Sie sich in Ihrem Beruf nicht als Schnell-Bäcker, sondern als Gourmet- Koch, und machen Sie den Unterschied auch Ihren Kunden und Mitarbeitern klar. Sagen Sie vorher genau, wie viel Zeit Sie benötigen. Machen Sie dabei keine unrealistischen Versprechungen.

2. Sonntag

Eine alte Regel des Zeitmanagements ist das Einplanen von Pufferzeiten. In der Praxis funktioniert das selten – stets drängeln sich neue dringende Aufgaben in die von Ihnen freigehaltenen Lücken. Probieren Sie es mit einer radikaleren Lösung: Betrachten Sie 1/2 Wochentag als „2. Sonntag“, etwa den Mittwochnachmittag oder den Donnerstagvormittag. An diesem 1/2 Tag nehmen Sie keine Termine an.

Widmen Sie sich in dieser Zeit Ihrer Vision. An Ihrem persönlichen Zweitsonntag kommen Sie viel eher auf die entscheidenden Ideen als während der hektischen Normaltage.

Zufallsplaner

Nehmen Sie Ihren Terminplaner zur Hand und tragen Sie in die To-do-Listen und die Terminspalten der nächsten 2 Monate relativ wahllos die Wörter „mein Lebenstraum“ ein. Dann werden Sie sich mitten im Diktat der Pflichten daran erinnern, dass Ihr Leben nicht nur aus Kurzfristigkeiten besteht.

Prioritäten setzen

Entscheidungen treffen: Zügig und sicher

Für manche Menschen ist das Treffen von Entscheidungen zumeist keine große Sache. Für andere ist es ein oft mühevoller, zeitintensiver Vorgang. Wenn Sie auch zu jenen gehören, die Argumente rastlos wälzen und das Für und Wider lange abwägen, können Sie etwas dagegen tun. Wehren Sie sich dagegen, kostbare Zeit zu verschenken und sich dem unguten Gefühl der Bedrängnis auszusetzen, das beim „Aufschub bis zur letzten Minute“ meistens entsteht. Machen Sie eine Gewohnheit daraus, schneller die richtigen Entscheidungen zu treffen!

Schnell oder langsam entscheiden?

Statistiker gehen davon aus, dass ein berufstätiger Mensch im Schnitt 100 Entscheidungen täglich trifft und dafür rund 1 Stunde braucht. Aufs Jahr gerechnet verwenden wir also fast 6 volle Arbeitswochen zum Entscheiden. Dabei benötigen Sie natürlich für wichtige Entscheidungen meist mehr Zeit als für weniger wichtige – sofern Sie eine entsprechende Vorlaufzeit haben. Allerdings kann es auch umgekehrt passieren, dass eine ungenügende Vorbereitung zur Fehlentscheidung führt und dass über Nachrangiges endlos debattiert wird.

Ermitteln Sie Ihre persönlichen Entscheidungsbremsen

Für das Hinauszögern und Grübeln beim Entscheiden sind fast immer innere Bremsen verantwortlich. Diese sehen bei jedem Menschen anders aus; sie hängen mit Glaubenssätzen und inneren Überzeugungen zusammen. Wenn Sie Ihre Entscheidungen beschleunigen wollen, müssen Sie sich diese persönlichen Hindernisse bewusst machen.

Die am häufigsten vorkommenden Bremsen sind:

Mangel an Prioritäten
Angst vor Fehlern und Misslingen
Angst vor dem Urteil anderer
Perfektionismus
Angst vor lästigen Zweifeln, die sich in der Regel nach einer Entscheidung einstellen
Stimmungstief
Befürchtung, nichts rückgängig mache zu können

Nehmen Sie nun ein Blatt Papier zur Hand, und schreiben Sie Ihre persönlichen Entscheidungsbremsen auf. Da niemand außer Ihnen selbst diese Notizen zu Gesicht bekommt, können Sie gründlich und ehrlich sein. Sie haben nichts zu verlieren und können nur gewinnen.

So bauen Sie die Entscheidungsbremsen ab

Keine Sorge, wir empfehlen Ihnen jetzt keine ausgedehnten Übungen und auch keinen Besuch beim Mentaltrainer. Es gibt ein einfaches Hausmittel, das in den allermeisten Fällen viel besser wirkt: Setzen Sie auf

AKTIVITÄT!

Packen Sie zu, und tun Sie einfach so, als würden Ihre Bremsen überhaupt nicht existieren. Werfen Sie den nutzlosen Ballast ab, der Ihnen in der Vergangenheit ausschließlich Nachteile gebracht hat. Der Entscheidungen erschwert und verzögert hat oder dafür gesorgt hat, dass Sie am Ende im Interesse anderer entschieden haben, weil Sie deren Stimme mehr Gewicht gegeben haben als Ihrer eigenen. Und Sie möchten bestimmt nicht, dass das in Zukunft so bleibt.

Ziehen Sie deshalb jetzt selbstverantwortlich einen Schlussstrich. Dabei helfen Ihnen folgende Gedanken:

Mut tut gut
Nehmen Sie sich vor, auf Aufgaben und Entscheidungen aktiv und entschlossen zuzugehen.
Nobody is perfect
Sehen Sie Irrtümer und weniger gelungene Entscheidungen nicht als Fehler, sondern als wertvolle Entwicklungshilfe für die Zukunft.
Es geht um mich, nicht um die anderen
Es ist keine Schande und kein Grund für Selbstzweifel, wenn Sie oder andere im Nachhinein mal schlauer sind. Niemand kann hellsehen. Zum Zeitpunkt und beim Kenntnisstand Ihrer Entscheidung hatten Sie jedenfalls alles richtig gemacht. Wenn Sie einmal ehrlich darüber nachdenken: Ist es nicht zumeist so, dass Sie selbst mit einer Fehlentscheidung ganz gut zurechtkämen? Es ist die Reaktion der anderen, die Sie wirklich fürchten? Da hilft nur eins: Ignorieren Sie das „Publikum“. Ihre Entscheidung – Ihre Verantwortung – Ihr Urteil!

Eisenhower-Prinzip, Prioritäten setzen

Eisenhower-Prinzip: Prioritäten setzen

Entkommen Sie dauerhaft der Dringlichkeitsfalle: Stets schnell zwischen dringend und wichtig unterscheiden und effektiver arbeiten

Quelle: BilderBox

Entkommen Sie dauerhaft der Dringlichkeitsfalle: Erfahren Sie hier, wie Sie stets schnell zwischen dringend und wichtig unterscheiden können und so effektiver arbeiten.

Darum geht’s:
Unterscheiden Sie bei Ihren Tätigkeiten zwischen dringend und wichtig?

Wenn nicht, droht Ihnen die Dringlichkeitsfalle: Sie lassen sich von dringenden Aufgaben vereinnahmen und vernachlässigen diejenigen, die wichtig sind.

Tun Sie jetzt etwas dagegen: Das Eisenhower-Prinzip unterstützt Sie dabei, konsequent Prioritäten zu setzen und Ihre Zielplanung effektiv mit Ihrer Zeitplanung zu verknüpfen.

Alles dringend? Oder alles wichtig?

Passiert Ihnen das auch? Sie erledigen Aufgaben, die von außen „eilig“ gemacht werden, sofort – und bei näherer Betrachtung entpuppen sie sich als unwichtig oder delegierbar. Und genau darin besteht eine große Gefahr für Ihre Zeitplanung.

Unterscheiden Sie deshalb:

„Wichtig“ ist die Arbeit, die unmittelbar mit Ihren Zielen und Aufgaben verknüpft ist. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.
„Dringend“ heißt: Die Arbeit muss sofort erledigt werden – je nach Wichtigkeit entweder von Ihnen oder von anderen.

Ein einfaches, aber sehr effektives Hilfsmittel für die Einteilung in Dringendes und Wichtiges ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-General und späteren Präsidenten. Dwight D. Eisenhower hat dieses Verfahren während des Zweiten Weltkriegs angewandt, um mit seinen Mitarbeitern Aktivitäten und Prioritäten festzulegen.

Die 4 großen Vorteile des Eisenhower-Prinzips

Mit dem Eisenhower-Prinzip arbeiten Sie erheblich effektiver, denn:

Sie haben ein klares und einfaches Entscheidungsprinzip für Ihre effiziente Aktivitätenplanung.
Sie gewichten Ihre Aufgaben nach den Gesichtspunkten „wichtig“ und „dringend“.
Sie ordnen Ihre Tätigkeiten nach Prioritäten, erkennen Ihre wichtigsten Aufgaben und arbeiten sie ab.
Sie delegieren Aufgaben, entlasten sich und binden Ihre Mitarbeiter besser ein.

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip

Sie können Ihre Tätigkeiten wie folgt einteilen:

A: Sie erledigen Ihre Aufgaben sofort und selbst.
B: Sie terminieren Ihre Aufgaben.
C: Sie delegieren Ihre Aufgaben.
D: Sie vernichten Ihre Aufgaben (Papierkorb).

Für die praktische Anwendung bedeutet das:

Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, sind A-Aufgaben. Sie müssen sie sofort und persönlich in Angriff nehmen.
Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die noch nicht dringend sind, sind B-Aufgaben. Diese können Sie später bearbeiten. Allerdings sollten Sie immer sofort einen Bearbeitungstermin dafür festlegen.
Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, sind C-Aufgaben. Diese sollten Sie komplett delegieren. Befreien Sie sich so weit wie möglich von der „Tyrannei des Dringenden“, und geben Sie solche Aufgaben weiter.
Nebensächliche Aufgaben, die sowohl von geringer Dringlichkeit als auch nicht wichtig sind, sind D-Aufgaben. Von solchen Arbeiten müssen Sie zukünftig unbedingt Abstand nehmen.

Anwendungs-Beispiel: So arbeiten Sie mit dem Eisenhower-Prinzip

Sabine S. sitzt im Büro. Es ist 9.30 Uhr. Sie hat soeben die Post bearbeitet und verteilt, nun liest sie einen Zeitungsartikel. Um 10.15 Uhr erwartet ihr Chef, Herr Leuschner, den Personalentwickler Vester zu einem Gespräch. Das Telefon klingelt. Herr Leuschner muss für einen erkrankten Mitarbeiter sofort einen Termin in London wahrnehmen. Dazu benötigt er dringend Präsentationsunterlagen.

Nach dem Eisenhower-Prinzip ergibt sich nun folgende Vorgehensweise:

Der Zeitungsartikel ist eine D-Aufgabe und gehört auf den „Komposthaufen“ oder in den Papierkorb.
Das Flugticket soll das (interne) Reisebüro beschaffen (C-Aufgabe, A-Aufgabe jedoch im Reisebüro).
Mit dem Personalentwickler muss ein neuer Termin vereinbart werden (B-Aufgabe, Wiedervorlage).
Die Präsentationsunterlagen müssen zusammengestellt werden (A-Aufgabe, dringend und sofort).

Aus Sicht von Herrn Leuschner ergibt sich:

Prospekte und Zeitungsartikel auf den Komposthaufen (D-Aufgabe).
Zur Reise benötigte Unterlagen, Tickets, Reisezeiten zusammenstellen; weitere Gesprächstermine verschieben (C-Aufgaben, delegieren).
Im Zeitplanbuch vorgesehene Aktivitäten neu terminieren (B-Aufgabe, gleich nach der Präsentation in London).
Den erkrankten Mitarbeiter anrufen und persönlich wichtige Informationen über die Gesprächspartner in London einholen (A-Aufgabe).

Fazit: Damit Sie Ihre Aufgaben ohne Zeitdruck oder Stress bewältigen können und unnötige Fehler vermeiden, gilt: Wichtigkeit vor Dringlichkeit.

Wohin mit den vielen lästigen D-Aufgaben?

Nutzen Sie die Komposthaufen-Technik

Sie haben drei Möglichkeiten, um Ihren Schreibtisch von D-Aufgaben zu befreien:

Sie legen diese Unterlagen auf einen „Komposthaufen“.
Sie lassen Unterlagen archivieren.
Sie entscheiden sich für den Papierkorb.

So funktioniert der Komposthaufen:
Legen Sie sämtlichen Lesestoff, der keinen tagesaktuellen Informationswert für Ihre Arbeit hat (wie beispielsweise Zeitungen, Fachzeitschriften, Prospekte und andere interne wie externe Post), auf einen Stapel – den Komposthaufen.

Den Komposthaufen bearbeiten Sie nur, wenn Sie Zeit dazu haben. Unabhängig davon nehmen Sie aber alle sechs Wochen die unteren zehn Zentimeter oder etwa ein Fünftel des Stapels und werfen das Material ungelesen weg. Denn diese Informationen sind veraltet und damit für Sie wertlos.

Wichtig: Werfen Sie das Material wirklich unbesehen weg!

Unterlagen, die nicht auf dem Komposthaufen landen, kommen sofort in die Ablage oder in den Papierkorb. Wenn Sie Zweifel haben, ob Sie die Ablage oder den Papierkorb wählen sollen, überlegen Sie kurz: Ist das Material weder wichtig noch dringend – ab damit in die „Rundablage“, also den Papierkorb.

Haben Sie Mut zum Risiko, und entscheiden Sie sich für den Papierkorb! Sie entlasten Ihren Schreibtisch und Ihre Ablage. Wenn Sie zweifeln: Schauen Sie sich in Ihrem Büro um, wie schnell die Aktenordner und Aktenschränke um Sie herum gewachsen sind. Wie viele dieser Informationen haben Sie genutzt? Und was werden Sie überhaupt jemals wieder benötigen?

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Prioritäten sind immer dann lebenswichtig, wenn Aufgaben termingerecht fertiggestellt sein müssen. Doch oft genug bleibt liegen, was schon längst hätte geschehen müssen.

Für eine optimalen Aufgaben- und Arbeitsplanung haben sich 4 Fragen bewährt, die Sie sich bei allen Prioritätsproblemen stellen sollten:

Welche Aufgaben muss ich 1., 2. und 3. erledigen?
Welche Tätigkeiten sind zurzeit überflüssig?
Welche Vorhaben befinden sich als Dauerzustand auf der langen Bank, obwohl sie für die Zukunft eigentlich wichtig sind?
Welche Tätigkeiten sind generell überflüssig?

Um diese Fragen sicher und eindeutig beantworten zu können, helfen Ihnen folgende 4 Einstufungen:

Ihre Aufgabe ist wichtig und dringlich ...
... wenn ein Termin dahinter steht und diese Tätigkeit für die Zukunft des Unternehmens wichtig ist – oder für Ihre Existenz als Einzelkämpfer.
Priorität: A. Stellen Sie alle erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen in vollem Umfang dafür zur Verfügung.
Ihre Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend ...
... wenn sie zwar wichtig ist, aber noch nicht terminiert werden musste.
Priorität: B. Möglichst bald terminieren, damit feststeht wann daraus eine A-Aufgabe werden muss.
Ihre Aufgabe ist dringend, aber nicht relevant ...
... für die aktuell wichtigste Tätigkeit.
Priorität: C. Hierunter fallen Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden dürfen, in der Regel aktuelle Kopierarbeiten, Korrespondenz, auf Anrufe reagieren. Wenn Sie allein arbeiten, versuchen Sie, diese Dinge en bloc zu erledigen. Ansonsten zählen solche Arbeiten zu den typischen Delegationsaufgaben, die andere ja vielleicht sogar besser erledigen als Sie selbst.
Ihre Aufgabe ist weder wichtig noch dringend
Priorität: keine. Ein typischer Fall für den Papierkorb.

2 tückische Fallen lauern ganz besonders in der Kategorie 2 „Wichtig, aber nicht dringend“. Seien Sie hier besonders wachsam:

Falle 1 erleben Sie am eigenen Leibe: B-Aufgaben werden zu spät terminiert und zu lange aufgeschoben. Dies ist ein häufiger Grund für vermeidbaren hohen Arbeitsdruck, Stress und Terminnot.
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Notieren Sie einmal per Brainstorming, welche der B-Ideen (Falle 2) und -Vorhaben Sie immer wieder in den Ruhezustand versetzen. Anschließend favorisieren Sie diejenigen, die Ihnen für Ihr berufliches bzw. betriebliches Fortkommen am wichtigsten erscheinen. Setzen Sie dazu konkrete Aktivitätszeiträume und feste Abschlusstermine. Zum jeweiligen Starttermin muss dann jede dieser Aufgaben unumstößlich zur wichtigen und dringlichen A-Aufgabe werden.